Elke ondernemer weet dat in het hart van elk succesvol bedrijf een naadloze, effectieve workflow ligt. Zonder dit kloppende hart beginnen de vitale functies van het bedrijf te haperen. Projecten stagneren, teams raken gefrustreerd en klanten voelen zich in de steek gelaten. Een stroeve workflow is niet zomaar een klein ongemak. Het smoort innovatie in de kiem, tast de moraal van het team aan en knabbelt aan de winstgevendheid.
Het verschil tussen een organisatie die floreert en één die constant achter de feiten aanloopt, ligt in die workflow. Als ondernemer kun je het je simpelweg niet veroorloven om de workflow als bijzaak te beschouwen. Het is de ruggengraat van je onderneming.
Hieronder bieden we je daarom de 10 geboden voor de beste workflow in jouw kantoor. Transformeer hierdoor jouw bedrijf van reactief naar proactief en van chaotisch naar harmonieus.
1. Organiseer je documenten met een doel
Elk document, tool of taak moet een specifiek doel of plaats hebben. Rommel en overtollige informatie verstoren de workflow.
Creëer daarom systemen voor documentbeheer, digitale opslag en fysieke organisatie. Evalueer regelmatig en pas aan waar nodig. Zorg dat iedereen perfect weet wat waar te vinden is. En wat waar moet opgeslaan worden. Zo zet je jouw organisatie steeds meer op punt.
2. Stel de juiste prioriteiten
Begrijp de urgentie en het belang van elke taak. Enkel zo werk je alles in de juiste volgorde af. Gebruik hiervoor tools of andere technieken. Zorg voor voldoende overleg, zodat het steeds voor iedereen duidelijk is waar de prioriteiten op welk moment liggen. Zo zal jouw workflow een pak vlotter verlopen.
3. Minimaliseer afleiding
Een rustige en gefocuste werkplek bevordert productiviteit. En de productiviteit bevordert op de workflow. Zoek akoestische oplossingen als het telefoneren of babbelen van collega’s de anderen stoort. Hanteer een werkwijze met zo weinig mogelijk digitale afleidingen zoals meldingen of berichten.
4. Communiceer duidelijk5
Te weinig of verkeerde communicatie leidt tot fouten en frustraties. Allemaal obstakels voor een vlotte workflow. Investeer in communicatietools en training. Zorg dat er duidelijke kanalen zijn voor interne communicatie. Zet communicatielijnen uit.
5. Standaardiseer processen
Gestandaardiseerde processen verminderen de kans op fouten en verhogen de efficiëntie. Schrijf procedures uit en train je team om die zo toe te passen. Dit brengt veel rust in het hoofd en zal je workflow aanzienlijk verbeteren.
6. Maak tijd voor reflectie
Reflectie brengt verbeterpunten en groeimogelijkheden aan het licht. Zet regelmatige beoordelingen en feedbacksessies op de agenda. Moedig medewerkers aan om hun gedachten en zorgen te delen. Zo zal je jouw workflow nog sneller optimaliseren.
>7. Neem af en toe een pauze
Te lang aan een stuk door werken is contraproductief. De focus valt weg en het werk gaat trager vooruit. Creëer ruimtes voor ontspanning en moedig korte, regelmatige pauzes aan. Dit is zeker en vast geen verloren tijd. Integendeel. Het is een must om de goede workflow aan te houden.
8. Investeer in opleiding
Een goed opgeleid team is een productief team. Bied regelmatige trainingen aan en moedig zelfontwikkeling aan. Leg jaarlijkse budgetten voor de opleiding van medewerkers vast. Alles wat jouw teamleden in deze opleidingen oppikken, draagt bij tot een betere workflow.
9. Maak verstandig gebruik van technologie
Technologie moet een hulpmiddel zijn, geen hindernis. Kies technologische tools die echt waarde toevoegen en vermijd technologische overbelasting. Train je medewerkers goed zodat jouw investering dubbel rendeert en je workflow beter is dan ooit.
10. Wees flexibel
De behoeften en uitdagingen van een kantoor kunnen veranderen. Wees bereid om procedures aan te passen op basis van feedback en veranderende bedrijfsbehoeften. Snel schakelen houdt jouw workflow op punt. Bovendien helpt flexibiliteit bij het aantrekken en behouden van talent.
Heb je ook dringend een betere workflow in jouw kantoor nodig? Schakel de hulp van GetIdDone in.