Lijkt het uitschrijven van procedures en checklist voor de processen in je bedrijf je een hels karwei? Dan is het dringend tijd om je mening hierover te herzien. Want procedures en checklists zijn goud waard voor jouw bedrijf.
Waarom? We geven je alvast 5 goede redenen om hier onmiddellijk werk van te maken.
1. Procedures en checklists maken je werking consistent en kwalitatief sterk
Een teamlid is een dagje ziek of een weekje op vakantie. Plots komt er iets dringend binnen dat enkel en alleen door deze persoon afgehandeld kan worden. Het wordt zwoegen om hier een oplossing voor te vinden. Of niet? Dankzij goed uitgewerkte procedures en checklists kan een collega perfect inspringen en alles op dezelfde manier afwerken. Dat zorgt niet alleen voor een grotere tevredenheid bij je medewerkers, die hierdoor minder stress of faalangst ervaren. Het zorgt ook voor een consistente kwaliteit in je dienstverlening. Iets waar klanten sowieso van houden. Reden te meer om jouw aanbod te vertrouwen en trouwe klant te blijven.
2. Win veel tijd door het gebruik van checklists en procedures
Heb je nog geen procedures of checklists uitgewerkt in jouw bedrijf? Dan is het even door de zure appel bijten om die op te stellen. Maar die zure appel verandert snel in een mierzoete appel. Want eens die documenten er zijn, leveren ze je een aanzienlijke tijdswinst op. Je team voert taken sneller en efficiënter uit dan ooit. Keert een taak maar af en toe eens terug, dan hoeven je medewerkers niet steeds opnieuw na te denken over hoe ze die specifieke taak moeten aanpakken. Ze nemen het stappenplan erbij en gaan onmiddellijk aan de slag. Bovendien is de kans op fouten nagenoeg nihil. Waar anders al eens een stap gemist werd en opnieuw moest begonnen worden, is alles nu ineens juist. En zoals je weet, betekent tijdswinst ook winst op vele andere vlakken voor jouw bedrijf.
3. Vlotte onboarding van nieuwe medewerkers met behulp van checklists en procedures
Zonder gestandaardiseerde procedures en checklists vergt het heel wat inspanning om nieuwe medewerkers in te werken. Ofwel moeten ze bij de start constant bijgestaan worden door collega’s. Ofwel voelen ze zich aan hun lot overgelaten en starten ze met een slecht gevoel aan hun nieuwe job. Daar wint niemand bij. Procedures en checklists zijn dus ook in deze context hele waardevolle hulpmiddelen. Zo dragen nieuwe medewerkers ontzettend snel actief bij aan het succes van jouw bedrijf.
4. Procedures en checklists voor regels en risicobeperking
Elk bedrijf hangt vast aan een aantal wettelijke voorschriften. Denk bijvoorbeeld aan regels voor de veiligheid van je medewerkers. Hiervoor heb je verplicht procedures en checklists nodig. Hier bestaan veel templates en standaarddocumenten voor. Neem toch even de tijd om deze door te nemen en specifiek aan te passen aan jouw bedrijf. Door deze aanpak op maat zal het risico op ongevallen of fouten sterk dalen.
5. Checklists en procedures zijn een strategische zet om snel te schakelen
Het gaat hier niet over statische documenten. Gaandeweg pas je procedures en checklists aan, zodat ze steeds beter worden. En bijgevolg ook je volledige werking. Moet er ergens snel geschakeld worden, dan gaat dit vlot als alles al klaar staat. Door de procedure aan te passen is iedereen onmiddellijk mee met de nodige veranderingen om nog beter te werken.
Hulp nodig om de procedures en checklists voor jouw bedrijf op te stellen? Ik help je graag.
